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Sunday, August 30, 2015

Entre lo urgente y lo importante: Las dudas existenciales de Vanessa



Dos largas noches la había costado a Vanessa terminar unos cuadros estadísticos que su jefe previamente le había encargado. Se trataba de información cuantitativa relacionada con el posicionamiento de la empresa entre sus principales stakeholders: (líderes comunitarios, autoridades de la zona de operación del negocio, y en general pobladores). La empresa, una mina con amplia trayectoria extractiva, había tenido algunos problemas con su relacionamiento comunitario, y aplicaron una herramienta de investigación que le permitiría conocer la percepción de la población respecto de sus operaciones.
Vanessa, una joven asistente del área de comunicaciones y asuntos corporativos, se había comprometido con su jefe a terminar los dichosos cuadros para que él pueda adjuntarlos a una presentación que sería expuesta en el directorio de la organización. La idea era forzar la aprobación de un ambicioso plan de relacionamiento y comunicación corporativa.
Como dijimos en un inicio, Vanessa se quedó en el trabajo hasta altas horas durante un par de noches, en las que las oficinas de la empresa estaban solitarias, desiertas y fantasmales; sin embargo, Vanessa se mantenía fiel a su deseo de terminar con la labor asignada.
La mañana del viernes, día en que Vanessa tenía que terminar con los cuadros para presentarlos, se produjo un derrame de material contaminante en un río cercano. El suceso motivó la inmediata reacción de los medios de comunicación de la zona, preludio de la reacción de los medios nacionales.
El jefe de Vanessa le encargó preparar un borrador de nota de prensa, el mismo que sería corregido y aumentado por éste; y luego validado por la gerencia general. Sin embargo, Vanessa continuó con la tabulación de los resultados de la encuesta, dado que sentía que éstos eran muy importantes.
Al llegar el momento indicado, el jefe de Vanessa le pidió el borrador de la nota de prensa que iba a ser modificada, sin embargo no estaba lista. En cambio, Vanessa le ofreció los cuadros terminados de la investigación cuantitativa.
El caso de Vanessa se configura como un ejemplo paradigmático entre el poco discernimiento entre lo urgente y lo importante. El naufragio intelectual a la hora de diferenciar y establecer prioridades que nos permita alcanzar nuestros objetivos de forma eficaz y eficiente.

Estableciendo diferencias
  • Lo importante está dado por la posibilidad de perder algo si no se toma o ejecuta determinada acción. En nuestro caso los cuadros que estaba desarrollando Vanessa son importantes para la compañía en la medida que le permitirá tomar decisiones que afectarán positivamente el logro de sus objetivos.
  • Una actividad urgente es aquella que está determinada por la variable del tiempo. La urgencia aumenta en la medida que disminuye el tiempo de entrega de la tarea. Además la urgencia está dada por la complejidad o grado de dificultad de la tarea Volviendo a Vanessa, ella no supo advertir que su tarea (la redacción de la nota de prensa) tenía una fecha límite, siendo además, importante.


Matriz de lo urgente y lo importante

Dicho todo esto, ¿podemos decir que nuestros recursos humanos, o nosotros mismos estamos preparados para diferenciar lo importante de lo urgente? No siempre podemos asegurar que nuestra gente lo diferencie al inicio, pero a través de un entrenamiento adecuado, podemos acercarnos a este ideal, en donde el desarrollo del criterio y el sentido común se constituyen en armas fundamentales de la gestión.

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