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Friday, August 28, 2015

4 sencillos pasos para trabajar con voceros internos en la empresa



Aunque les parezca algo redundante en tiempos de comunicación 2.0, el proceso comunicacional se basa principalmente en personas y las relaciones entre éstas. No son solo los objetos o los dispositivos los que hacen la comunicación. Sí es cierto que soy un confeso fan de la premisa de Marshall McLuhan que considera que el medio es el mensaje, por lo que un dispositivo o una red social aportan significado al mensaje; sin embargo, nuestro objeto de estudio debe ser el individuo y su relación con el otro en tanto sus competencias comunicacionales. 

Desde este punto de vista, para mi está claro que en el ámbito organizacional, debemos enfocar nuestros esfuerzos por optimizar nuestros mecanismos de comunicación interna, asegurándonos que: 1) los mensajes fluyan eficazmente y 2) sean comprendidos por nuestros públicos objetivo.

En este sentido es muy importante insistir en la comunicación grupal como una herramienta básica de la comunicación interna (e incluso externa), que nos permite llegar contundentemente a nuestras audiencias con claridad. 


La comunicación grupal, trabajada adecuadamente genera mayor impacto que el uso de otras herramientas de comunicación (boletines internos, murales, etc.) y reduce incluso la aparición de rumores en la empresa. 


En el marco de la comunicación de tipo grupal, apelar a líderes informales como voceros, se constituye en una experiencia que podría generar importantes frutos a nuestros planes de comunicación interna. Los líderes informales tienen una importante credibilidad que puede ser muy bien aprovechada, además generan involucramiento y motivación entre los colaboradores.



Hacia un programa de voceros internos


Ser vocero interno supone una preparación previa para retroalimentar al resto de colaboradores de la empresa.

A continuación, quisiera sugerir algunos pasos que nos pueden ayudar a desarrollar un programa de voceros internos en nuestras organizaciones, perfectamente adaptables a la realidad de nuestra empresa:


1). Identifica las áreas clave
Creo que debemos trabajar basados en modelos de ensayo-error a través de pequeños grupos de control elegidos según su nivel estratégico en la organización. Esto hace que iniciemos donde se debe, aplicando modificaciones de alcance controlado y rápido.

2). Aplica sociogramas.

Un sociograma es una herramienta investigación en comunicación grupal, que nos permite  tener un mapa de las relaciones comunicacionales entre los miembros de un equipo de trabajo, precisamente para ver si realmente lo son. 

El sociograma nos deja determinar quién es el líder de opinión, qué características tiene, y quiénes son sus seguidores. Nos permite además conocer cómo fluye la comunicación en el grupo y el papel del jefe o líder formal.


3). Identificar líderes y redes de comunicación.
Los líderes y el funcionamiento de las redes de comunicación nos permitirá afinar mejor nuestro planteamiento, de tal forma que ubiquemos a las personas con las que trabajaremos más adelante. Cabe mencionar que es posible que entre estos líderes encontremos personajes críticos a los objetivos de la organización. Esto nos permitirá reconvertirlo o eventualmente neutralizarlo en términos de comunicación.

4). Evangelizar

Este paso representa nuestro esfuerzo por entrenar a nuestros líderes y convertirlos en voceros eficaces. Es decir, ofrecerles las herramientas para convertirlos en difusores de información, estableciendo redes virtuosas de comunicación entre los miembros del equipo. Finalmente, la suma de grupos de comunicación efectiva nos permitirá avanzar hacia un enfoque más holístico de la comunicación a nivel de toda la empresa. 

Es bueno apuntar que el trabajo del vocero implica un alto nivel de criterio y comprensión de las actividades de la empresa (cálculo de remuneraciones, ganancias empresariales, fechas de pago y el por qué de algunas decisiones). Los voceros deberán explicar estos temas y tomar apunte de las dudas de sus compañeros; aquí radica su importancia. 



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