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Saturday, February 7, 2015

Cómo crear una estrategia de comunicación en tu compañía


Uno de los desafíos que tenemos los especialistas, no solo de comunicaciones, sino de diferentes ciencias sociales, es aquel referido al diseño de un plan. En el caso específico de las comunicaciones, las compañías grandes tienen (en muchos casos) planes diferentes según la disciplina comunicacional. La compañía donde tú trabajas, por ejemplo, debe tener un plan de marketing de comunicaciones, un plan de comunicación con el mercado de trabajo, un plan de comunicación interna, un plan de medios sociales, un plan de recursos humanos, etc. Todos estos planes corren paralelamente y eventualmente miran aspectos diferentes, aunque en el fondo todos tengan el mismo propósito.

Creo que el quid del asunto es unificar los planes de comunicación para que losmensajes sean coherentes, claros e integradores. Alinear los mensajes, así como las acciones de comunicación nos remite a un esfuerzo de liderazgo estratégico que le dará otro sentido a la empresa.

Alinear mensajes se convierte en el eje central de toda estrategia comunicacional en las organizaciones; este elemento reforzará otras variables como la identidad e imagen corporativas, así como el branding, tanto interno como externo de la compañía. Consistencia es la palabra clave en el desarrollo de este esfuerzo, pero debe estar sustentado en por qué lo estamos llevando a cabo, en qué posición deseamos dejar a la compañía con este esfuerzo. Estas preguntas ayudarán a enfrentarnos de mejor manera al desafío de sistematizar la comunicación total de tu organización.

Ahora me gustaría contribuir con ustedes en cómo alcanzar este reto junto con tu equipo de trabajo.
  • Posicionamiento de la empresa
Cuando reflexionamos en las razones que nos mueven a desarrollar una estrategia integral de comunicación, también debemos pensar en el valor que el programa la dará al negocio y a sus operaciones. El valor agregado de una estrategia de relaciones públicas puede ayudar al área comercial a reforzar la conciencia de marca y reforzarla en el mercado. Este tipo de contribuciones deben hacerse evidentes para todos los tomadores de decisión de la compañía.



  • Definición de objetivos
Si hablamos de una estrategia global de comunicación para la organización podemos unificar propósitos en uno solo y definir un gran objetivo general anual, seguido de varios objetivos específicos como disciplinas comunicacionales existen dentro de la compañía. Si uno de los objetivos globales de la compañía tiene que ver con aumentar la presencia de la marca en el mercado dentro del segmento X, los objetivos específicos deben está dados por, por ejemplo, publicar cinco notas de prensa al mes en determinados medios de comunicación. Luego se establecen indicadores tipo cantidad de impactos y alcance de los mismos de tal forma que nos determinen el costo beneficio de cada publicación



  • Definición de estrategias
La definición de estrategias suelen ser cortas pero detalladas. Explica en esté punto cómo vas a alcanzar los resultados que te has propuesto, cuáles serán los movimientos más apropiados de acuerdo a los recursos materiales, financieros y humanos que tienes a tu disposición.

  • Táctica
Define tus tácticas de manera mensual, de tal forma que puedas chequear mejor tus actividades y ejecutar modificaciones cuando sean necesarias. Recuerda que es importante que estas acciones tácticas respondan a tus planteamientos estratégicos.

  • Audiencia

Sobre la definición de audiencias ya había escrito algo hace un tiempo, pero me gustaría recordarles que este trabajo debe ser lo más específico y detallado posible para que podamos crecer allí donde lo necesitamos. Copio y pego parte del post anterior:

Criterios para la selección del público al que irá dirigido nuestro plan de comunicación.

1.- Público principal

Respondamos a las siguientes preguntas:
  • ¿Quienes son los más afectados por el problema de comunicación?
  • ¿Sobre quién tendrá mayor efecto dicho cambio?

2.- Público secundario

Respondamos a las siguientes preguntas:
  • ¿Quiénes pueden ser nuestros aliados en la transmisión de los mensajes? Por ejemplo, líderes informales, supervisores, jefes de planta o de área, incluso la familia de los trabajadores (aquí el trabajo con Bienestar Social es básico).
  • ¿Quiénes pueden actuar como obstáculo para que nuestro programa o plan de comunicación avance? (líderes negativos, jefes o supervisores reactivos, gente de nuestra propia área).

Ahora algunas variables que más o menos ya conocemos en el momento de la segmentación de audiencias en el marco del proceso de planificación de la comunicación organizacional.
  • Edad.
  • Ingreso.
  • Sexo.
  • Area o sección de trabajo.
  • Idioma.
  • Situación familiar.
  • Educación.
  • Hijos y edad de los mismos.
  • Nivel socioeconómico.
  • Situación en la organización.
  • Asistencia.
  • Tiempo de trabajo en la organización.
  • Pertenencia a sindicato.
  • Comportamiento.
  • Horario de trabajo.
De hecho pueden haber más variables dependiendo del tipo de plan de comunicación que aplicaremos, y dónde lo aplicaremos. Un poco más de información sobre este tema en este post.

  • Cronograma
El cronograma es un elemento importante en todo este esfuerzo debido a que demandara una especial capacidad para ejecutar programas y actividades de forma paralela. ¿Consideras que estás en condiciones de hacerlo? ¿Las actividades propuestas en los diferentes planes por disciplina se están complementando o apoyando? Recuerda que todo el plan debe tener una coherencia y lógica que haga que los mensajes sean realmente poderosos. Todos los componentes deben caminar por la misma avenida y conversar entre ellos.

  • Medios de comunicación
En la definición de los medios de comunicación que utilizaremos en nuestro programa de comunicación me gustaría que recordemos laspreguntas que nos pueden permitir afinar el tipo de canales o mediosde comunicación más importantes según nuestros públicos objetivo:

Criterios para la selección de un medio de comunicación
  • ¿A qué medios tiene acceso nuestro público y cuáles usa más?
  • ¿Qué medios dicen ellos que les gusta más?
  • ¿Qué medios con los más efectivos para comunicar mensajes estratégico u visuales a cada público?
  • ¿En qué etapa de adopción de conducta se encuentra nuestro público objetivo, y cuál es el medio más efectivo en ese caso?
  • ¿Es este medio de comunicación el más apropiado como fuente más fiable para informar, incentivas o invitar a su público para que cambie de conducta?
  • ¿Es el formato del medio apropiado para el contenido del mensaje?
  • ¿Tiene el lenguaje o la imagen que quiere transmitirse en el mensaje un mayor contenido acústico o visual, es una combinación de ambos o depende principalmente de la palabra escrita?
  • ¿Tiene el medio que se ha escogido la frecuencia y el alcance que se necesita?
  • ¿Es el medio apropiado para el propósito de sus mensajes?

  • Medición de resultados
Este es uno de los elementos más importantes de la estrategia de comunicación de la compañía. Permite identificar resultados, en muchos casos, de forma inmediata gracias a la tecnología. Mientras la medición de resultados sea más cercana al tiempo real, mejor para nosotros y para la modificación de acciones tácticas. Es bueno tener un reporte detallado de los resultados de la estrategia comunicacional por lo menos cada mes, de tal manera que los tomadores de decisión puedan hacer un balance adecuado de nuestra gestión.



  • Responsabilidades
Contar con un equipo es ideal, así puedes definir quién hace qué: el manejo de las redes sociales; la readacción de notas de prensa, así como el contacto con los medios; la gestión del calendario de contenidos; etc. Las responsabilidades concretas nos permiten tener a todos en la misma página y sintonizados en lo que pretendemos. El equipo debe estar integrado, cohesionado y motivado para alcanzar los objetivos programados.  



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