Uno de los
desafíos que tenemos los especialistas, no solo de comunicaciones,
sino de diferentes ciencias sociales, es aquel referido al diseño de un plan. En el caso específico de las comunicaciones, las compañías
grandes tienen (en muchos casos) planes diferentes según la
disciplina comunicacional. La compañía donde tú trabajas, por
ejemplo, debe tener un plan de marketing de comunicaciones, un plan
de comunicación con el mercado de trabajo, un plan de comunicación
interna, un plan de medios sociales, un plan de recursos humanos,
etc. Todos estos planes corren paralelamente y eventualmente miran
aspectos diferentes, aunque en el fondo todos tengan el mismo
propósito.
Creo que el
quid del asunto es unificar los planes de comunicación para que losmensajes sean coherentes, claros e integradores. Alinear los
mensajes, así como las acciones de comunicación nos remite a un
esfuerzo de liderazgo estratégico que le dará otro sentido a la
empresa.
Alinear
mensajes se convierte en el eje central de toda estrategia
comunicacional en las organizaciones; este elemento reforzará otras
variables como la identidad e imagen corporativas, así como el
branding, tanto interno como externo de la compañía. Consistencia
es la palabra clave en el desarrollo de este esfuerzo, pero debe
estar sustentado en por qué lo estamos llevando a cabo, en qué
posición deseamos dejar a la compañía con este esfuerzo. Estas
preguntas ayudarán a enfrentarnos de mejor manera al desafío de
sistematizar la comunicación total de tu organización.
Ahora me
gustaría contribuir con ustedes en cómo alcanzar este reto junto
con tu equipo de trabajo.
- Posicionamiento de la empresa
Cuando
reflexionamos en las razones que nos mueven a desarrollar una
estrategia integral de comunicación, también debemos pensar en el
valor que el programa la dará al negocio y a sus operaciones. El
valor agregado de una estrategia de relaciones públicas puede ayudar
al área comercial a reforzar la conciencia de marca y reforzarla en
el mercado. Este tipo de contribuciones deben hacerse evidentes para todos los tomadores de decisión de la compañía.
- Definición de objetivos
Si hablamos de
una estrategia global de comunicación para la organización podemos
unificar propósitos en uno solo y definir un gran objetivo general
anual, seguido de varios objetivos específicos como disciplinas
comunicacionales existen dentro de la compañía. Si uno de los
objetivos globales de la compañía tiene que ver con aumentar la
presencia de la marca en el mercado dentro del segmento X, los
objetivos específicos deben está dados por, por ejemplo, publicar
cinco notas de prensa al mes en determinados medios de comunicación.
Luego se establecen indicadores tipo cantidad de impactos y alcance
de los mismos de tal forma que nos determinen el costo beneficio de
cada publicación
- Definición de estrategias
La definición
de estrategias suelen ser cortas pero detalladas. Explica en esté
punto cómo vas a alcanzar los resultados que te has propuesto,
cuáles serán los movimientos más apropiados de acuerdo a los
recursos materiales, financieros y humanos que tienes a tu
disposición.
- Táctica
Define tus
tácticas de manera mensual, de tal forma que puedas chequear mejor
tus actividades y ejecutar modificaciones cuando sean necesarias.
Recuerda que es importante que estas acciones tácticas respondan a
tus planteamientos estratégicos.
- Audiencia
Sobre la definición de audiencias ya había escrito algo hace un tiempo, pero me gustaría recordarles que este trabajo debe ser lo más específico y detallado posible para que podamos crecer allí donde lo necesitamos. Copio y pego parte del post anterior:
Criterios
para la selección del público al que irá dirigido nuestro plan de
comunicación.
1.-
Público principal
Respondamos
a las siguientes preguntas:
- ¿Quienes son los más afectados por el problema de comunicación?
- ¿Qué grupo se beneficiará más con el cambio de comportamiento?
- ¿Sobre quién tendrá mayor efecto dicho cambio?
2.-
Público secundario
Respondamos
a las siguientes preguntas:
- ¿Quiénes pueden ser nuestros aliados en la transmisión de los mensajes? Por ejemplo, líderes informales, supervisores, jefes de planta o de área, incluso la familia de los trabajadores (aquí el trabajo con Bienestar Social es básico).
- ¿Quiénes pueden actuar como obstáculo para que nuestro programa o plan de comunicación avance? (líderes negativos, jefes o supervisores reactivos, gente de nuestra propia área).
Ahora
algunas variables que más o menos ya conocemos en el momento de la
segmentación de audiencias en el marco del proceso de planificación
de la comunicación organizacional.
- Edad.
- Ingreso.
- Sexo.
- Area o sección de trabajo.
- Idioma.
- Situación familiar.
- Educación.
- Hijos y edad de los mismos.
- Nivel socioeconómico.
- Situación en la organización.
- Asistencia.
- Tiempo de trabajo en la organización.
- Pertenencia a sindicato.
- Comportamiento.
- Horario de trabajo.
De
hecho pueden haber más variables dependiendo del tipo de plan de
comunicación que aplicaremos, y dónde lo aplicaremos. Un poco más
de información sobre este tema en este post.
- Cronograma
El cronograma
es un elemento importante en todo este esfuerzo debido a que
demandara una especial capacidad para ejecutar programas y
actividades de forma paralela. ¿Consideras que estás en condiciones
de hacerlo? ¿Las actividades propuestas en los diferentes planes por
disciplina se están complementando o apoyando? Recuerda que todo el
plan debe tener una coherencia y lógica que haga que los mensajes
sean realmente poderosos. Todos los componentes deben caminar por la
misma avenida y conversar entre ellos.
- Medios de comunicación
En la
definición de los medios de comunicación que utilizaremos en
nuestro programa de comunicación me gustaría que recordemos laspreguntas que nos pueden permitir afinar el tipo de canales o mediosde comunicación más importantes según nuestros públicos objetivo:
Criterios
para la selección de un medio de comunicación
- ¿A qué medios tiene acceso nuestro público y cuáles usa más?
- ¿Qué medios dicen ellos que les gusta más?
- ¿Qué medios con los más efectivos para comunicar mensajes estratégico u visuales a cada público?
- ¿En qué etapa de adopción de conducta se encuentra nuestro público objetivo, y cuál es el medio más efectivo en ese caso?
- ¿Es este medio de comunicación el más apropiado como fuente más fiable para informar, incentivas o invitar a su público para que cambie de conducta?
- ¿Es el formato del medio apropiado para el contenido del mensaje?
- ¿Tiene el lenguaje o la imagen que quiere transmitirse en el mensaje un mayor contenido acústico o visual, es una combinación de ambos o depende principalmente de la palabra escrita?
- ¿Tiene el medio que se ha escogido la frecuencia y el alcance que se necesita?
- ¿Es el medio apropiado para el propósito de sus mensajes?
- Medición de resultados
Este es uno de
los elementos más importantes de la estrategia de comunicación de
la compañía. Permite identificar resultados, en muchos casos, de
forma inmediata gracias a la tecnología. Mientras la medición de
resultados sea más cercana al tiempo real, mejor para nosotros y
para la modificación de acciones tácticas. Es bueno tener un
reporte detallado de los resultados de la estrategia comunicacional
por lo menos cada mes, de tal manera que los tomadores de decisión
puedan hacer un balance adecuado de nuestra gestión.
- Responsabilidades
Contar con un
equipo es ideal, así puedes definir quién hace qué: el manejo de
las redes sociales; la readacción de notas de prensa, así como el
contacto con los medios; la gestión del calendario de contenidos;
etc. Las responsabilidades concretas nos permiten tener a todos en la
misma página y sintonizados en lo que pretendemos. El equipo debe
estar integrado, cohesionado y motivado para alcanzar los objetivos
programados.
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