5 consejos para una comunicación efectiva en los negocios

La habilidad para comunicar de forma eficaz y eficiente es un elemento fundamental en el funcionamiento de las empresas. No sirve de mucho ser un excelente profesional sin la habilidad de promover tus conocimientos y servicios entre potenciales clientes y colegas. Por este motivo, el empleo de la comunicación es fundamental en:

• Captar potenciales clientes
• Desarrollar reuniones con clientes
• Desarrollo del servicio al cliente
• Desarrollo de redes profesionales
• Promoción de tu negocio

 #1 Captar potenciales clientes

Cuando desarrollas tu propio negocio, tu propia sobrevivencia depende en tu habilidad para captar nuevos clientes y promocionar tus servicios. La comunicación es el arma más importante en esta tarea porque implica directamente la necesidad de convencer a tus clientes que tienes la solución a sus problemas.

a) Investigar necesidades

Parte de promocionar tus propios servicios implica identificar las necesidades de tus clientes. Esto es posible a través de un proceso de investigación para conocer cuáles son los desafíos y retos que enfrentan en su día a día. Cuando se tiene claro qué es lo que los clientes están necesitando, se puede customizar soluciones a medida y promocionar adecuadamente nuestros servicios.

Por ejemplo, en una de las agencias en donde tuve la oportunidad de trabajar, hacíamos que el cliente llene un cuestionario para identificar claramente qué es lo que necesitaba, el cuestionario incluía:

• Misión
• Área problemática.
• Público principal.
• Objetivos del proyecto de comunicación.
• Duración aproximada del proyecto.

b) Una comunicación profesional

La comunicación y el uso apropiado del lenguaje pueden ayudar a ganar más clientes. Esto implica utilizar apropiadamente los correos electrónicos, articular correctamente el lenguaje y el texto de nuestra comunicación escrita.

Pequeños errores de fondo y forma envían mensajes contradictorios a nuestros públicos objetivo, y debemos evitarlos lo máximo posible.

#2 Desarrollar reuniones con clientes

Las reuniones con nuestros clientes son uno de los elementos más importes en el desarrollo de negocios, es necesario hacerlos productivos:

a) Las reuniones deben ser preparadas cuidadosamente.

Debemos asegurar que nuestras reuniones de trabajo estén concertadas con la anticipación adecuada que nos permita desarrollar un diálogo sin interrupciones con nuestro interlocutor. Luego es importante desarrollar una agenda sobre los temas más importantes que debemos tratar en la reunión.

b) La comunicación es bidireccional

Recuerda que no se trata de hacer un monólogo sobre lo que nosotros ya sabemos. Escuchemos a nuestro cliente y opinemos al respecto, ofreciendo ideas claras y seguras sobre lo que podría representar soluciones a sus problemas principales. Sin embargo, aquí el secreto es escuchar a nuestros clientes.

c) Compartir los acuerdos

Es muy importante escribir notas sobre los puntos en los que tenemos acuerdos y compartirlas con nuestros clientes con el objeto de asegurarnos que estamos hablando de lo mismo.

#3 Desarrollo del servicio al cliente

El servicio al cliente es una de las herramientas de comunicación más efectivas en el momento de fidelizar.

a)  Retroalimentar  con los clientes.

Es necesario desarrollar canales abiertos de comunicación con nuestros clientes, de tal manera que podamos saber cuáles son sus puntos de vista respecto a la calidad de servicio que les ofrecemos. Los métodos de comunicación son diversos e incluyen conversaciones informales, retroalimentación al final del proyecto, encuestas, etc.

Las encuestas en línea son una popular herramienta de retroalimentación que se pueden aprovechar:

• e-encuesta.com
• SurveyMonkey
• Zoomerang
• PollDaddy

b) Resolver problemas

Debemos orientarnos a la solución de los problemas de nuestros clientes. Un cliente insatisfecho se constituye como una situación que debemos resolver rápidamente si queremos mantener nuestra cartera. Si un cliente tiene una molestia debemos indagar de qué tipo es, y cómo podríamos ayudarlo.

c) Canales de comunicación

Siempre es importante revisar el mejor canal de comunicación para interrelacionarse con el cliente. El correo electrónico es importante, sin embargo siempre hay elementos que se pueden escapar, y que son muy importantes.

También es primordial hacer las confirmaciones de citas y reuniones, así como acuerdos o validaciones a través del teléfono, precisamente para evitar distorsiones comunicacionales.

#4 Desarrollo de redes profesionales

Conferencias, congresos y reuniones en las que se pueda conocer potenciales clientes es una opción muy importante que se puede aprovechar.

a) Comunicar confianza

Es importante comunicar confianza a través de nuestra postura personal: El movimiento de las manos y la comunicación visual son elementos que no se deben descuidar en este tipo de reuniones. Es importante ser uno mismo y tener siempre a la mano una tarjeta de presentación.

b) Breve introducción personal

Nunca hay una segunda oportunidad para una primera impresión. Debemos estar preparados para ofrecer información sobre nosotros mismos de manera rápida y efectiva. Esta dinámica debería ser ensayada varias veces, de tal manera que podamos recurrir a ella en cualquier momento.

#5 Promoción de tu negocio

Para promover su negocio una de las actitudes fundamentales que se debe tener, es aquella orientada a la respuesta rápida e inmediata a las dudas e incluso quejas, de nuestros clientes. Si la promoción de nuestros productos y servicios incluye el uso de Facebook, Twitter y otras redes sociales, es importante participar en todos los diálogos aparecidos; responder a los usuarios y esclarecer dudas.

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